Schulverwaltung Richterswil

07.05.2016

Wie eine Schule ihre Routineprozesse automatisiert

Jedes Jahr im Sommer, wenn das nächste Schuljahr organisiert wird, fällt auch in der Schulverwaltung von Richterswil viel Papier an. Früher mussten all die Briefe der Schulleiter in Handarbeit geprüft, verteilt, bearbeitet und abgelegt werden. Doch mit dem neuen Schuljahr ist alles anders. Die einstigen manuellen Prozesse sind nun weitgehend automatisiert.

Papierflut überrollt Richterswil

In der Mitte des Jahres herrscht Hochbetrieb in den Schulverwaltungen. Allein in Richterswil sind dann weit über 1000 Briefe zu verarbeiten. Die fünf Schulhäuser der Gemeinde mit ihren rund 1400 Primar-, Sekundarschülern und Kindergärtlern stehen vor der Aufgabe, die Klassen für das kommende Schuljahr zu organisieren, was die Schulverwaltung zu koordinieren hat. Zu berücksichtigen sind dabei zahlreiche Faktoren, da sich das Einzugsgebiet über Samstagern bis hinauf auf fast 750 Meter Höhe zum Hüttner See erstreckt und heute knapp 13’000 Einwohner umfasst.

„Allein vor Beginn eines neuen Schuljahres haben wir gut 1400 Schreiben aus den Schulhäusern zu bearbeiten“, erklärt Erwin Keller, Leiter der sechsköpfigen Schulverwaltung. Sommer für Sommer eine sich wiederholende Situation. Zu dieser Zeit treffen aus den Schulhäusern die Laufbahnentscheide für die Kinder ein. Hinzu kommen Einsprachen gegen Schulhauszuweisungen oder die Organisation von Klassenwiederholungen. Daneben läuft der übliche Briefwechsel mit den einzelnen Schulen weiter. Auch Disziplinarmassnahmen oder Anweisungen des Schulpsychologischen Dienstes müssen aufgegleist werden. Zudem sind die Pensen der Lehrer oder auch die Zuweisungen von Klassen an neue Lehrer umzusetzen.

In jedem Fall ist es eine Flut an Papieren, die der Administration einzuverleiben ist und den bereits vorhandenen, umfangreichen Bestand an Ordnern im Archiv weiter füllt. Bisher wurde in Richterswil, wie in den meisten anderen Schulen der Schweiz, dieser Prozess noch weitgehend von Hand abgewickelt. Konkret mussten die nur in Papierform vorliegenden Informationen in die Datenbestände der im Kanton Zürich weitverbreiteten Schulverwaltungssoftware Scolaris der Firma PMI.AG aufgenommen und die bestehenden Schülerprofile auf den neusten Stand gebracht werden. Eine mühselige Papierschlacht, nur weil ein Medienbruch bestand, der es unmöglich machte, die Informationen automatisiert in die Schulsoftware einfliessen zu lassen.

Die Information – nicht das Papier – im Fokus

Tempi passati. In der Schulverwaltung von Richterswil trauert niemand den früheren manuellen Abläufen hinterher. „Heute nehmen wir jeden Brief nur noch in die Hand, wenn wir ihn scannen, alle sich anschliessenden Prozesse werden dann elektronisch abgewickelt“, erklärt Keller die neue Situation. Konkret wird dazu die eingehende Post über einen Multifunktionsdrucker (MFP) von Konica Minolta der Graphax AG direkt in die Schulverwaltungssoftware eingelesen und steht damit für alle weiteren administrativen Prozesse elektronisch zur Verfügung. Wobei jeder Brief schon beim Scannen am MFP dem jeweiligen Dossier, beispielsweise eines Schülers oder einer Lehrperson, zugewiesen wird. Die Informationen fliessen also direkt in die Dokumentenablage von Scolaris und stehen somit automatisch in den individuellen Datenbeständen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Und natürlich lassen sich alle Dokumente dort auch prüfen, bearbeiten, weiterverteilen, archivieren und auch jederzeit wiederfinden.

Kein Wunder, dass Keller sichtlich froh ist, bereits für das anstehende Schuljahr 2013/2014 ausser dem Scannen alle anderen einstigen Handarbeiten in der Administration automatisieren zu können. Er betont die grosse Erleichterung, die damit Einzug in die Schulverwaltung gehalten hat. Ihm und seinen Mitarbeitern bleiben künftig viele Routineaufgaben und Archivarbeiten erspart. Niemand muss mehr Ordner aus dem Archiv holen, auf den Pulten stapelt sich kein Papier mehr und die Suche nach Dokumenten wird nun einfach über Scolaris abgewickelt. „Allein aus rechtlichen Gründen“, ergänzt Keller, „müssen wir die Briefe noch in Papierform aufbewahren, nötig wäre bei uns in Richterswil aber auch das nun nicht mehr“, resümiert er das Ausmass des nun erfolgten Wandels.

Einfache und schnelle Umsetzung

Angefangen hatte alles im September 2011 bei einem Gespräch mit dem Verantwortlichen des traditionellen Schweizer Drucker- und Kopierer-Lieferanten Graphax aus Zürich. „Wir waren erstaunt“, führt Keller aus, „dass man uns überhaupt eine technische Lösung vorschlagen konnte, die eine derartige Vereinfachung der manuellen Arbeiten zur Folge haben würde“. Bei der Schulverwaltung war schlicht das Potential der intelligenten, modernen MFP-Geräte noch nicht bekannt. Umso neugieriger sei man gewesen, so Keller weiter, ob mit der Integration der Geräte von Konica Minolta in die Schulverwaltungssoftware Scolaris die versprochenen Vorteile tatsächlich realisiert werden können. Denn bisher hatte man die Geräte weitgehend als Drucker, Kopierer und Scanner genutzt. „Wir haben deshalb rasch einem Pilotprojekt mit Graphax AG zugestimmt“, fügt Keller an. Graphax, die sich seit Jahren in Richterswil engagiert und welche die rund zehn MFP des Schulbezirks liefert und unterhält, erklärte sich bereit zusammen mit der PMI.AG Aarau als Software-Lieferanten eine Schnittstelle vom Kopierer zu der Schulsoftware zu entwickeln, um so den früheren Medienbruch weitgehend aufzuheben. Zum Einen mussten dazu alle Daten aus der Schulsoftware missbrauchssicher auf das MFP-Gerät gebracht werden. Andererseits sollte eine einfache Bedienung den Mitarbeitern der Schulverwaltung ermöglichen, problemlos alle eingescannten externen Dokumente den jeweiligen Dossiers zuzuordnen. Auf Wunsch der Schulverwaltung wurde die Realisierung des Projekts auf den Winter 2012 terminiert. In der ohnehin hektischen Sommerzeit wollte man unbedingt eventuelle System-Ausfälle vermeiden. Und Graphax AG, so Keller weiter, sollte die Zeit bekommen, ausgereifte Schnittstellen zu den Umsystemen zu entwickeln. Zumal dazu neben der engen Abstimmung mit der PMI.AG auch die IT-Abteilung der Gemeinde einbezogen werden musste. Denn in deren Citrix-basiertem Netzwerk ist auch die Schulverwaltung integriert.

Der Zeitplan ging dann auch auf, weiss Keller: „Im letzten Herbst hat man uns bereits die Lösung vorgestellt und eine Offerte zur Umsetzung abgegeben“. Bereits Anfang November 2012 wurde dann die erste auf die Bedürfnisse einer Schulverwaltung zugeschnittene Schnittstelle von Graphax bei uns installiert, schiebt er nach. Zwei Wochen später, nach der Feinabstimmung der MFP von Konica Minolta, lief die bis heute verwendete Software bereits reibungslos, erklärt Keller die Umsetzung.

Die papierlose Schulverwaltung rückt näher

„Unser Anspruch auf einfache Bearbeitung fand volle Berücksichtigung“, streicht Keller heraus. Konkret habe die Schulung der Mitarbeiter auf dieser Sicht beinahe selbsterklärenden Lösung lediglich zwei Stunden beansprucht. „Ausserdem“, auch das gibt Keller gern zu, „haben wir uns rasch von den einst manuellen Prozesse verabschiedet und ziemlich konsequent darauf geachtet, wo immer möglich, das neue System zu benutzen“. So habe sich in der Praxis das Scannen und die sich anschliessende elektronische Abwicklung des Prozesses schnell etablieren können und gehöre heute bereits zum Alltag. Das Fazit: „Mit den technischen Details hatten wir nichts zu tun, sondern haben von Anfang an mit einer funktionstüchtigen Anwendung gearbeitet“.

Bei der Umsetzung sei organisatorisch lediglich zu entscheiden gewesen, ob auch die Altbestände an Papier eingescannt werden sollen. Darauf habe man verzichtet, weil mit der neuen Lösung die Datenbestände ohnehin sukzessive wachsen, so dass bereits zum Schuljahr 2016/2017 alle Informationen elektronisch vorliegen werden und dann der nun eingeführte elektronische Prozess komplett umgestellt ist. Die Konzession besteht also darin, bis dahin noch gelegentlich Ordner zu tragen. „Mit dem Rückgriff auf die nun elektronischen vorliegenden Datenbestände, erschliessen wir uns übrigens auch ganz neue Möglichkeiten, beispielweise bei der Archivierung“, erläutert Keller sich nun eröffnende Perspektiven. So könnte man spätestens ab dem Sommer 2016 komplett auf das Papierarchiv verzichten, auch wenn das derzeit aus rechtlichen Gründen im Kanton noch nicht erlaubt ist.

Keller hat seine automatisierten Prozesse bereits an einer der letzten Bezirkskonferenzen der Schulverwalter seinen Kollegen vorgestellt. Er ist auf viele offene Ohren gestossen: „Inzwischen sind schon diverse Kollegen bei uns gewesen, um sich die neue Lösung zeigen zu lassen“. Und die Effizienz sowie die stark vereinfachten Abläufe hätten die Kollegen sehr überzeugt. Die Bereitschaft auch in anderen Schulverwaltungen auf die Graphax-Lösung zu setzen, ist gross, weiss Keller. „Wenn jetzt noch der Kanton mitzieht, könnte schon in zehn Jahren in allen Schulverwaltungen das Papierarchiv abgeschafft sein“, denkt Keller laut in die Zukunft, wenn man ihn nach weiteren Effizienzpotentialen fragt.

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