METALOR, Neuchâtel

10.05.2016

METALOR setzt auf Konica Minolta und Lösungen von Graphax

„Unser neuer Park von Bürodruckern, von Graphax geliefert, entspricht bei uns einem wichtigen technologischen Schritt. Wir verfügen jetzt über leistungsfähige Druckersysteme mit hoher Qualität und über einen ausgezeichneten Service. Die Anzahl der Maschinen konnte um einen Drittel und der Papierverbrauch um ein Viertel reduziert werden. Wir sind jetzt in der Lage, die Dokumentflüsse zu automatisieren und die in unserer Branche wichtige Vertraulichkeit sicherzustellen. Wir sind sehr glücklich, dass wir dieses Projekt, mit Hilfe eines sehr kompetenten Partners, ohne nennenswerte Probleme durchführen konnten.“
Ludovic Gambarini, ingénieur du support informatique

Metalor mit Sitz in Neuenburg ist in sechzehn Ländern auf drei Kontinenten aktiv. Die Firma ist spezialisiert in die Metallurgie von Edelmetallen. Die Aktivitäten unterteilen sich in drei Hauptbereiche:

  • Veredelung: Wiederverwertung und Behandlung der Edelmetalle, Erstellung von reinen Edelmetallen in Barren und anderen Formen. Zu diesem Zweck besitzt die Firma Raffinerien in der Schweiz, in den Vereinigten Staaten und in Asien.
  • Fortschrittliche Beläge: für elektronische und dekorative Anwendungen auf folgenden Gebieten: Flugzeuge, Automobile, Elektronik, Halbleiter, Dekoration, Diagnosen, Photovoltaik.
  • Elektronische Kontakte: Die Firma produziert über eine Milliarde Kontakte pro Jahr für 4000 unterschiedliche Produkte.

Ausgangslage und Herausforderung

Im 2012 hatten die vorhandenen Bürodrucker bei Metalor, es handelte sich um rund fünfzig sechsjährige Maschinen, wirklich ausgedient. Es musste eine Lösung gefunden werden, die den neuen Anforderungen an Effizienz und Sicherheit optimal entsprach. „Wir haben ein Pflichtenheft mit einer langen Liste von Voraussetzungen aufgestellt“ erläutert Ludovic Gambarini, technischer Supportingenieur und Projektleiter. Sie enthielt folgende Punkte:

  • Multifunktionsmaschinen : drucken, scannen, kopieren, faxen
  • Drucken mit hoher Geschwindigkeit und Qualität
  • Maximal vier unterschiedliche Modelle
  • Farbdruck, beidseitiges Drucken, heften, erstellen von Broschüren
  • Scannen von Dokumenten mit Texterkennung
  • Weiterleiten von gescannten Dokumenten und Faxen an Mailboxen oder SharePoint
  • Identischer Driver für alle Drucker, damit jedes Dokument auf jeder Maschine ausgedruckt werden kann
  • Auslösung vom Druck mit Badge zur Sicherung der Vertraulichkeit
  • Kompatibilität mit dem internen ERP-System
  • Faxe senden und empfangen
  • Technischer Support in acht Stunden

Die Lösung

Metalor holte sich Offerten bei vier möglichen Lieferanten ein. „Das Angebot von Graphax mit Minolta Konica Geräten erwies sich in jeder Hinsicht klar als die beste Lösung: Technik, Technologie, Funktionalitäten, Service und Preis/Leistungsverhältnis“ meint Ludovic Gambarini. Unter den technologischen Vorteilen erwähnt er den benutzerfreundliche, den individuellen Bedürfnissen anpassbare Touchscreen, das Badgesystem zur Freigabe des Druckvorganges auf der gewünschten Maschine, die Seitenvorschau beim Scannen, die Interaktivität des Systems und das Drucken auf Banner-Papier. Dazu kommt noch die Software für die Aufstellung der Workflows in der Dokumentenverwaltung und für die Verwaltung des Druckerparks.

Insgesamt wurden 32 Multifunktionsgeräte für Schwarz-weiss- und Farbdruck angeschafft. Dazu bestellte Metalor die Programme NSI Autostore für die Dokumentenverwaltung und PageScope für die Verwaltung des Druckerparks. Mit NSI Autostore werden die eingehenden Dokumente gescannt, der Texterkennung (OCR) unterworfen, mit Schlüsselwörtern versehen und archiviert oder per Mail an den betroffenen Mitarbeiter gesendet – alles benutzerbezogen. PageScope erlaubt das Erstellen von Analysen über Druckernutzung, Benutzer oder Kostenstelle, den Eingriff bei Störungen wie Papierstau und Tonermangel, sowie die Anpassung des Touchscreens an individuelle Bedürfnisse. Dazu kann Graphax mit CS Remote Care aus der Entfernung die Verbrauchsmaterialien verwalten, die Zähler ablesen und präventive Wartung durchführen.

Die neuen Multifunktionsgeräte wurden in nur wenigen Tagen Ende 2012 installiert. Ausschlaggebend war, dass der Austausch ohne Betriebsunterbruch geschehen sollte. Key-Benutzer wurden vorgängig über die neuen Geräte ausgebildet um diese Kenntnisse an ihre Kollegen weiterzuleiten. Ludovic Gambarini: „Der Dienstunterbruch war unsere grösste Angst, das hatte sich beim letzten Übergang als ernsthaftes Problem erwiesen. Die ganze Aktion verlief jedoch ohne nennenswerte Überraschung und das Projekt wurde sehr professionell durchgeführt.“

Fazit

Heutzutage findet jeder Ausdruck erst dann statt, wenn der Benutzer ihn an der Maschine mit seinem Badge auslöst. „Wir befürchteten, einige Leute würden sich darüber beklagen, es hat sich aber problemlos durchgesetzt“ stellt Ludovic Gambarini fest. Diese Massnahme erhöht natürlich wesentlich die Vertraulichkeit und die Sicherheit im Unternehmen, weil heute kein Papier mehr in den Ausgabefächern herumliegt. Ein wesentlicher Fortschritt für Geschäftsleitung und Verwaltung, sowie für die Edelmetallhändler, die öfters umfangeiche vertrauliche Dokumente produzieren müssen. Die Badge-Freigabe eliminiert auch Ausdrücke, die nie eingesammelt werden oder direkt im Papierkorb landen. Nach 24 Stunden in der Warteschlange werden nicht ausgedruckte Dokumente automatisch gelöscht. Dadurch ergab sich eine wesentliche Einsparung von Papier (circa ein Viertel gegenüber der Vergangenheit) und auch von Toner. Die Einstellung, dass standardmässig beidseitig und schwarzweiss gedruckt wird, wirkt in dieselbe Richtung.

Das Einscannen der Dokumente mit Texterkennung bringt den Benutzern einen weiteren grossen Vorteil, da sie heute direkt an ihrem Bildschirm über diese Dokumente verfügen. Die Faxfunktion wurde ebenfalls total modernisiert. Ausgehende Faxe gehen direkt vom Bildschirm auf die Linie und einkommende Faxe werden automatisch wie gescannte Dokumente behandelt.

Zusammenfassend meint Ludovic Gambarini: „Wir sind glücklich, dass wir dieses Projekt ohne nennenswertes Problem und mit sehr kompetenten Partnern realisieren konnten. Heute verfügen wir über eine leistungsfähige Ausrüstung und einen ausgezeichneten Service.“ Seitens Graphax lobt Antonio Fernandes, Kundenverantwortlicher für Metalor, vor allem das Vertrauen und die ausgezeichnete Mitarbeit im Projekt; „es war ein wirklich partnerschaftliches Projekt.“

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