Josef Gut AG

12.05.2016

Wenn ungeliebte Alltagsarbeiten auf ein Minimum schrumpfen

Zuletzt füllten beim Tankstellenbetreiber und Brenn- und Treibstoffhändler Josef Gut AG in Stans in einem Jahr rund 60 Ordner mit Liefer- und Ladescheine und Kreditorenrechnungen die Regale. Mit dem Kauf eines neuen Multifunktionsdruckers und einer neuen intelligenten Erfassungs-Lösung gehören diese Zeiten endlich der Vergangenheit an.

Südlich von Luzern, an der Autobahnausfahrt Stans-Süd beim Abzweiger Richtung Engelberg, herrscht reges Treiben. Tankstelle, Waschanlage und der dazugehörige Shop der Josef Gut AG sind ein gut besuchter Treffpunkt. Mit den eigenen Tankwagen wird aber nicht nur die Tankstelle, sondern ein breiter Kreis an Brenn- und Treibstoffkunden mit Heizöl, Diesel und Benzin beliefert. Rund 50 Mitarbeiter auf 25 Vollzeitstellen teilen sich die Arbeiten. Das um 1920 gegründete Unternehmen der Familie Gut blickt auf eine stolze Tradition zurück und wird seit 1966 als AG geführt. Heute steht mit den Brüdern Patrick und Christoph Gut bereits die vierte Generation in der Verantwortung. 

Lieferscheine füllen die Regale 

Es braucht nicht viel Phantasie um sich vorzustellen, welche Mengen an Papier hier allein beim Transport der Brennstoffe anfallen. Die Matrix-Drucker in den Lastwagen produzieren jede Menge Lieferscheine, erklärt Christoph Gut, der diesen Bereich verantwortet. Neben vielen Regalmetern Platzbedarf sei der grosse Nachteil gewesen, dass es bei der Ablage, einer nicht sehr anspruchsvollen Aufgabe, wie Gut durchaus eingesteht, dennoch grösster Konzentration bedarf: „Wird einer der Lieferscheine falsch abgelegt, können wir ihn später kaum mehr wiederfinden“, so Gut weiter. Und das sei auch ihm schon passiert. Schon lange habe man deshalb an einer sinnvollen Alternative zur Automatisierung für diesen monotonen Geschäftsprozess gesucht und überlegt, wie man die Dokumente einscannen und so den bisherigen Ablauf elektronisch gestalten könnte.

„Unser Service-Lieferant hat ganze Arbeit geleistet"

Im letzten Jahr streikte dann der bisherige Drucker. Die mit dem Service beauftragte Firma konnte diesen wieder instand stellen. Bei dieser Gelegenheit hat Gut aber den Servicetechniker auf die neusten Entwicklungen im Bereich der Scanning-Lösungen angesprochen und daraus ist ein Kontakt zur Verkaufsabteilung entstanden. „Bei der Evaluation haben wir unser Problem mit der Ablage der Lieferscheine und Kreditorenrechnungen erklärt und sind auf die offenen Ohren einer sehr engagierten Mitarbeiterin gestossen“, wie Gut ausführt.

Die Verkäuferin habe das Problem sehr ernst angenommen und unabhängig von einem speziellen Hersteller gründlich eine standardisierte Lösung recherchiert. Das Resultat sei dann - „endlich einmal ganz in Sinne von uns als Kunden“ - der Vorschlag gewesen, die auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene Software NSiTM-Autostore® einzusetzen, mit welcher wir „künftig alle Dokumente einscannen können und dann jederzeit elektronisch zur Verfügung haben werden“, erzählt Gut vom Versprechen des Lieferanten. „Endlich lag uns mit diesem Angebot zudem eine Lösung vor, die sich in weniger als einem Jahr amortisiert haben würde und wir hatten vollständige Kostentransparenz“. Eine Präsentation der Lösung mit eigenen Originaldokumenten hat Gut dann überzeugt. Und obwohl die Erfassungs-Software Autostore unabhängig von einem Multifunktionsgerät (MFP) funktioniert, hat sich Gut zusätzlich für den Ersatz des bisherigen MFPs entschieden, um Drucker, Scanner und die Dokumentenverwaltung aus dem gleichen Haus zu beziehen.

„Risiken sind wir zu keiner Zeit eingegangen“

„Wir haben bei der Evaluation wie bei allen unseren Investitionen darauf geachtet, dass die 80/20 Regel beachtet wird“, erklärt ein sichtlich zufriedener Gut den Kaufentscheid. Bisher seien rund vier Stunden pro Woche für die manuelle Ablage aufgewendet worden. „Die zusätzlichen Kosten für Autostore von rund 7‘000 Franken haben wir dank der Zeitersparnis von rund 200 Arbeitsstunden im Jahr schnell amortisiert“, weiss der Co-CEO, „und zwar auch ohne Berücksichtigung des Nebeneffektes der Qualitätsverbesserung bei der Ablage.“

Hinzukomme, dass die Einrichtung und Einführung des neuen MFPs problemlos über die Bühne gegangen sei. „Inzwischen sind unsere Papierberge massiv rückläufig“, führt Gut einen weiteren Grund für die Investition an. Habe man zuletzt jährlich Platz für rund 60 Ordner bereitstellen und diese dann 10 Jahre lang aufbewahren müssen. Heute steht dafür lediglich noch ein Server im Einsatz, auf dem auch die Software läuft. „Und selbstverständlich können wir nun auch bei telefonischen Kundenanfragen viel schneller reagieren, weil alle nötigen Daten uns direkt elektronisch zur Verfügung stehen“.

Gleichwohl habe es bei der Einführung anfangs ein unvorhergesehenes Problem gegeben. Denn das neue Multifunktionsgerät konnte die Schrift der Lieferscheine aus den Matrix-Druckern der Lastwagen nicht komplett lesen. So traten Fehler beim Einlesen der Belegnummerierung auf, die in den elektronischen Daten nicht vollständig abgebildet worden waren. Allerdings, so Gut, habe der persönliche Ansprechpartner bei der Graphax AG sich auch diesbezüglich rasch dem Problem angenommen und eine praktikable Lösung präsentiert. „Das Projekt selber war in wenigen Tagen realisiert und wir konnten den neuen Prozess problemlos in den Alltag integrieren“.

Fazit

Heute arbeitet man bei der Josef Gut AG an einer Strategie, wie künftig auch die anderen Geschäftsbereiche von dem neuen Geschäftsablauf profitieren können. „Insbesondere im Shop können mein Bruder und ich uns gut vorstellen, ebenfalls die Ablage beispielsweise der Lieferscheine über die Scan-Funktion zu automatisieren“, so Gut.

Der grundsätzlich an den Möglichkeiten IT-basierter Prozesse für sein Unternehmen sehr interessierte Gut, will jetzt erst einmal eine Nachschulung durch Graphax AG in Sachen Autostore aufgleisen: „Wir wollen wissen, was die Software noch alles kann und das Potential der Lösung erkennen“. Die Idee ist, dass nicht nur das Papieraufkommen in den anderen Firmenteilen reduziert und auch deren Prozesse automatisiert werden, sondern dass man sich noch ganz neue Anwendungsbereiche erschliessen kann. „Eine Idee ist zum Beispiel, die abgelegten Dokumente direkt mit den Liefer-, Finanzbuchhaltungs- oder Kreditorenposten im ERP-System zu verknüpfen“, führt Gut aus.

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