Trois questions pour vous aider à choisir le bon système de gestion pour vos impressions

10.07.2018

Un bon système de gestion de vos impressions peut vous faire économiser de l'argent, augmenter votre engagement pour le développement durable et améliorer votre productivité. Quelles sont les questions essentielles à se poser en amont?

Que vous envisagiez une solution de gestion de vos impression pour la première fois ou que vous songiez à changer de fournisseur, voici trois facteurs à considérer lors du choix de votre système de gestion de vos impressions :

1. Quels sont vos objectifs ?

Un système de gestion de l'impression peut vous aider à :

  • réduire considérablement les coûts, 
  • gagner en visibilité et en contrôle des impressions, 
  • mettre en place un système de facturation pour que vous puissiez répercuter les coûts d'impression sur vos clients,
  • améliorer la sécurité des documents
  • laisser les membres du personnel imprimer à partir de n'importe quel appareil.
  • Réduire le temps de gestion du parc d'impression pour votre équipe IT.

Il est important de comprendre lequel de ces objectifs est le plus important pour vous afin que vous puissiez évaluer les partenaires potentiels en fonction de leurs capacités dans ces domaines.

Le système de gestion des impressions idéal devrait fournir des capacités substantielles dans tous ces domaines. Par exemple, il devrait inclure des fonctionnalités telles que :

  • Authentification qui garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux dispositifs.
  • Authentification pour imprimer, éliminant ainsi les documents sensibles laissés sur l'appareil.
  • Reporting qui vous permet d'auditer l'utilisation de l'impression, de la copie et de la numérisation.
  • Gouvernance par le biais d'une bibliothèque prédéfinie de règles telles que l'impression noir et blanc forcée, l'impression recto verso, etc. qui permet d'économiser du papier et de l'encre.
  • Impression mobile y compris l'impression des invités.
  • Capture de documents avec des flux de travail sécurisés pour partager les documents numérisés vers des emplacements définis.
  • Fonction de facturation précise par projets, départements ou élèves (écoles, universités).

2. Quel est votre budget ?

Quel modèle vous correspondrait le mieux pour vous doter d'une telle solution de gestion des impressions ou pour la remplacer : une suite complète ou un package modulaire ?

  • Si votre budget est limité et que vos besoins en terme de fonctionnalités sont partiels, il peut être pertinent de se décider sur certains modules uniquement de la solution. Ceci offre le double avantage de vous faire économiser de l'argent au démarrage tout en vous permettant de mettre à niveau ou d'étendre votre solution au fur et à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.
  • Si vos besoins sont multiples, la suite complète sera la plus adaptée.

Recherchez-vous un fournisseur qui vous offre le choix de l'achat ou un service d'abonnement flexible ?

3. De quelle fonctionnalité avez-vous besoin ?

De nombreuses entreprises envisagent d'abord des solutions de gestion de l'impression pour gérer les exigences d'impression standard de leur organisation. Cependant, un système complet de gestion de l'impression devrait vous aider à gérer votre environnement d'impression, la capture de documents :

  • Gestion de l'impression : gère votre environnement d'impression afin que vous puissiez optimiser l'utilisation de votre parc d'imprimantes, réduire les coûts et rationaliser les fonctions de rapport et de rétrofacturation.
  • Capture de documents : crée des flux de travail sécurisés qui automatisent les tâches sur papier pour augmenter la productivité.

En examinant attentivement ces trois questions, puis en vérifiant si votre partenaire potentiel de gestion des impressions peut répondre aux besoins de votre entreprise, il devrait être facile de choisir le bon système de gestion pour vos impressions.

Pour plus d'informations sur la façon dont Graphax peut vous aider à gérer plus efficacement votre environnement d'impression, contactez-nous dès aujourd'hui.

Prise de contact en suisse romande :

+41 58 551 19 19


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