Video 2000

17.06.2016

Une solution sur mesure pour l’archivage et le partage des documents

Cela faisait cinq ans que l’opérateur de téléréseau neuchâtelois Video 2000 cherchait un outil de gestion de documents approprié. La découverte des solutions proposées par Graphax s’est avérée déterminante. «Notre produit gdxplus a changé du tout au tout la gestion des fichiers de Video 2000. Il est assimilable en une demi-heure, sans pour autant bouleverser les habitudes de travail», explique Christophe Boutinaud, Regional Business Consultant de Graphax.

Video 2000, à Neuchâtel, est une société de premier plan dans le domaine des télécommunications. Graphax, en Suisse, est l’un des principaux fournisseurs de technologies innovantes dans le domaine de la gestion intelligente de documents, de la gestion de parcs d’imprimantes et de solutions complètes pour le flux de travail d’impression dans le domaine B2B. Ces deux acteurs ne pouvaient que s’entendre.

Suivant de près l’évolution des besoins des entreprises auxquelles elle fournit des outils de la marque Konica Minolta, Graphax a mis en place des outils innovants de mise en ligne et en réseaux. En quête de nouvelles solutions de travail, Video 2000 en a fait l’expérience en acquérant gdxplus (powered by M-Files), un produit proposé par Graphax qui se révèle performant dans les applications de recherche, de transmission et de protection des données et fichiers.

Le client

Video 2000 SA est un opérateur de téléréseaux, leader sur le marché neuchâtelois des télécommunications. Son capital action est réparti entre upc cablecom, la Ville de Neuchâtel et les communes suburbaines.
Video 2000 fournit les accès à la télévision, la radio, l’Internet haut débit et la téléphonie fixe et mobile. Son réseau, constitué à plus de 95% de fibres optiques, dessert plus de 50’000 foyers dans les districts de Boudry, Neuchâtel, Val-de-Ruz, Val-de-Travers et de La Neuveville.

L’ensemble des tâches analysées

Chez Video 2000, Graphax a passé à la loupe l’ensemble des tâches du secteur commercial. Ses experts ont dès lors mis en place des solutions pour gérer l’acquisition, la sécurité, le contrôle de version, l’extraction, la distribution, la préservation, le traitement et l’élimination des documents et des contenus.

Les contenus importés chez Video 2000, ou produits par elle, ont également été concernés par cette réflexion. «Une facture, par exemple, une fois scannée, pourrait être prise en charge par gdxplus jusqu’à l’ordre de paiement», explique Christophe Boutinaud, Regional Business Consultant de Graphax. Aussitôt cette facture prise en charge dans le système, son support papier est dès lors voué à la corbeille.

«En une demi-heure, notre produit est assimilable»

Identifié au moyen d’un QR code, tout document est ainsi désormais considéré en fonction de son contenu et non plus de son emplacement. «Nous privilégions un système de recherche qui ne s’intéresse plus à l’emplacement du fichier, mais bien à ce qu’il représente et à son contenu», précise Christophe Boutinaud.

Adaptation rapide au produit

Chez Video 2000, Graphax a trouvé un interlocuteur particulièrement impliqué en Matteo Queloz, responsable des ventes et du service clients. «Il a bien joué le jeu et c’est lui qui a assuré la mise en place de notre système chez Video 2000». Un scénario qui ne doit rien au hasard. La solution proposée par Graphax suscite souvent des vocations chez ses clients.

On a tendance à s’identifier à un produit qui vous simplifie la vie. C’est ainsi qu’en lieu et place des bacs de rangement ou des classeurs fédéraux rouges de Video 2000, relégués au rang de décoration murale, un système de gestion convivial a été mis en place. Video 2000 a été notamment sensible au fait que la solution proposée par Graphax ne se contente pas d’améliorer le stockage et l’archivage du contenu. L’élimination du papier et des dossiers suspendus envahissants ne sont en effet pas le seul avantage de gdxplus.

Une interface centralisée

La solution proposée à Video 2000 par Graphax dynamise également le partage des informations au sein de l’entreprise, en y incluant également la dimension de courriers électroniques. Dès lors, la moindre tâche au sein du service commercial de Video 2000 est désormais intégrée au sein d’une interface. La recherche d’une commande, par exemple, permet de savoir immédiatement qui s’en charge ou s’en est chargé. Un document de travail partagé contiendra, de même, l’historique des interventions. En termes ergonomiques, le progrès est tout aussi manifeste. L’ensemble des tâches sont gérées à partir du seul écran d’ordinateur sur le poste de travail ou, le cas échéant, à partir d’un portable ou d’une tablette. Matteo Queloz s’en félicite, cette révolution dans le traitement des fichiers et données a pour principe de ne pas «bousculer les habitudes des employés». C’est là tout l’intérêt de ce produit qui est facilement assimilable par ses nouveaux utilisateurs.

gdxPLUS, une recherche des plus simplifiées

Video 2000 a révolutionné ses méthodes de travail grâce à l’introduction de QR codes centralisant toutes les informations grâce au gdxplus. Vous pouvez identifier et repérer un document en le recherchant à l’aide :

  • d’un nom
  • d’un numéro de téléphone
  • d’un montant financier
  • d’un mot-clé 

Entre Video 2000 et Graphax, le courant est tout de suite passé.

«Nous cherchions depuis cinq ans un moyen de rationnaliser notre gestion documentaire et le partage des informations», explique Matteo Queloz, responsable des ventes et du service clients de Video 2000.
Il était temps d’en finir avec ces rangées de classeurs fédéraux rouges qui finissaient par encombrer les rayonnages des étagères. Contrats, signatures, factures, tout était archivé sur papier. Les demandes de mutation et d’inscription avaient leur place dans des casiers, avec les risques de pertes et d’erreurs que supposent les classements manuels.
C’est alors que nous avons eu un premier contact avec Graphax, qui nous a présenté le système de gestion de données gdxplus. J’ai été séduit d’emblée par ses fonctions. Le fait de pouvoir lancer des recherches plein texte me convainc tout particulièrement. J’étais très motivé. J’ai su que nous avions enfin trouvé ce dont nous avions besoin.
Gain de temps, gain de place, les avantages sont innombrables. Ce système est paramétrable à l’infini. L’équipe de Graphax m’a tout expliqué de A à Z. C’est à la portée de tout le monde. La seule condition, c’est d’avoir un intérêt pour le produit et de trouver le bon partenaire.

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