Gestion Electronique de Documents - GED

Un système de gestion de documents (DMS, Document Management System) est l’un des composants majeurs d’un projet ECM. La solution DMS facilite le traitement des dossiers électroniques de documents et aide les utilisateurs à accéder aux documents importants pour leur travail. Les documents sont trouvés de manière très intuitive à partir de ce qu’ils contiennent et de ce dont il s’agit, et non de l’endroit où ils ont été enregistrés.

La création de dossiers par le DMS est entièrement automatique et les interventions manuelles ne sont plus nécessaires. Le processus est piloté par l’enrichissement des documents avec des métadonnées qui existent déjà dans l’entreprise sous forme de données de base des principales applications professionnelles (ERP, CRM, applications métier). Elles peuvent être rassemblées et ajustées en permanence.

C'est à travers le système DMS que vous pourrez gérer l’attribution de droits d’utilisateur et de droits d'accès. Ils peuvent, par exemple, être attribués automatiquement en fonction de l’appartenance à un service ou de la nature d’un document afin d'éviter qu’un collaborateur ait accès par mégarde à un document confidentiel.

Les possibilités d’implémentation hybrides permettent de définir de manière extrêmement flexible où les données enregistrées dans le DMS doivent se trouver (serveur interne, data center sécurisé). L’accès aux documents et aux informations s’effectue via l’application cliente installée sur le PC, le navigateur Web ou encore, en déplacement, au moyen de l’appli mobile.

L’introduction progressive d’un DMS minimise le risque commercial, mobilise moins de ressources pour sa mise en œuvre et permet aux utilisateurs et aux administrateurs d’effectuer avec simplicité, rapidité et fiabilité leurs tâches quotidiennes.

L'équipe Graphax se ferait un plaisir de vous accompagner sur la voie de la gestion électronique de vos documents.