Capture des documents

La première étape d’un projet ECM consiste toujours en la saisie, le traitement et la transmission consécutive de documents et d’informations à un système en aval, comme par exemple un DMS. Les outils matériels et logiciels de capturing aident à maîtriser les opérations de saisie. Il peut s'agir aussi bien de documents papier que des fichiers existants sur un serveur (courrier, factures, contrats, emails ...) ou de documents issus de Smartphones ou tablettes.

Il est possible de traiter des documents afin de les présenter sous leur meilleur jour avant sa conversion au format numérique. On peut, par exemple, supprimer les pages blanches, masquer les perforations, éliminer les bandes transversales ou longitudinales non souhaitées.

Enfin, lorsque les documents ont été enregistrés, toutes les informations ont été lues, les images optimisées et l’ancien document physique converti dans un format lisible automatiquement et interrogeable, les métadonnées obtenues sont transmises au système en aval (GED), accompagnées de la version numérique du document.

Pour la réussite d’un projet de capturing, le choix des procédures et des outils est déterminant . Nous nous ferions un plaisir de vous accompagner sur vos projets de capture de vos documents.