Document Management System

Eine Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) gehört zu einem der wichtigsten Bestandteilen eines ECM Vorhabens. Das DMS erleichtert die Verwaltung elektronischer Dokumentensammlungen und unterstützt die Benutzer beim Zugriff der für Ihren Arbeitsbereich relevanten Dokumente. Dabei spielt es für die Anwender keine Rolle mehr wo ein Dokument von einem Mitarbeiter abgelegt wurde. Ganz intuitiv werden Dokumente aufgrund dessen gefunden ‚was‘ es beinhaltet und worum es sich handelt und nicht ‚wo‘ es vor langer Zeit einmal gespeichert wurde.

Die Bildung von Dossiers (Akten) für Kunden, Mandanten, Mitarbeiter, Patienten oder auch Projekten wird dabei vollautomatisch vom DMS übernommen und es werden keine manuellen Eingriffe für das Erstellen von klassischen Ordnern mehr benötigt. Gesteuert wird dieser Vorgang durch das Anreichern der Dokumente mit Zusatzinformationen, sogenannten Metadaten. Da diese Metadaten in Unternehmungen bereits in Form von Stammdaten der führenden Business Applikationen (ERP, CRM, Fachapplikationen) existieren, können diese mit geringstem Aufwand verbunden und fortlaufend abgeglichen werden.

Ein DMS kümmert sich zudem um die Vergabe von Benutzer- und Zugriffsrechten. Solche Rechte können zum Beispiel aufgrund der Abteilungszugehörigkeit oder aber aufgrund der Information ‚was‘ ein Dokument ist automatisiert vergeben werden. So kann es nicht mehr passieren, dass ein Mitarbeiter versehentlich Einsicht in ein vertrauliches Dokument erhält.

Auch das digitale Abbilden der Geschäftsprozesse kann eigenständig und kinderleicht über eine grafische Oberfläche vorgenommen werden. Eigene Workflows können so zeitnah erstellt und innert kürzester Zeit eingeführt werden. Selbst der Einbezug der ICT reduziert sich hier auf ein absolutes Minimum.

Ob sich im DMS gespeicherte Daten nun auf dem eigenen Server, in einem geschützten Rechenzentrum in der Schweiz oder aber im Ausland befinden sollen, kann aufgrund der hybriden Implementationsmöglichkeiten ganz flexibel definiert werden. Auch der Zugriff auf die Dokumente und Informationen erfolgt entweder über die auf dem PC installierte Desktop-Applikation, den Webbrowser oder aber unterwegs über die mobile App.

Der Weg in die digitale Welt kann, muss jedoch nicht in einem grossen Schritt erfolgen. Wir empfehlen einen Prozess nach dem anderen anzugehen. Eine schrittweise Einführung eines DMS minimiert das geschäftliche Risiko, bindet bei der Umsetzung weniger Ressourcen und gibt den Anwendern und den Administratoren die Möglichkeit sich für das System zu begeistern.

Wir würden uns freuen Sie bei Ihrem Weg in die digitale Welt zu begleiten.