Capturing & Workflow

Der erste Schritt eines ECM Vorhabens beginnt stets mit der Erfassung, der Verarbeitung und der darauffolgenden Weiterleitung von Dokumenten und Informationen an ein Folgesystem wie zum Beispiel einem DMS. Als Dokumentenquellen für die Überführung an ein DMS werden sowohl Papierdokumente als auch die bestehenden Dateiserver herangezogen. Denn über die Jahre haben sich sowohl im physischen Archiv als auch in den Ordnerstrukturen auf dem Dateiserver unkontrolliert Hunderttausende, wenn nicht Millionen Dokumente angesammelt, über deren Aktualität und Relevanz heute selten mehr jemand Bescheid weiss. Doch auch bei den täglich anfallenden Scan-Aufgaben (Posteingang, Eingangsrechnungen, Verträge, …) unterstützen Capturing Hard- wie auch Software-Tools bei der Bewältigung der Erfassungsaufgaben.

Vor der Erfassung der digitalen sowie physisch originären Dokumente gilt es als erstes zu entscheiden, welche Dokumente später digital benötigt werden und welche Zusatzinformationen (sogenannte Metadaten) dieser Dokumente aus den Dokumenten erfasst und weiterverwendet werden sollen. Für die effiziente und möglichst automatisierte Verarbeitung dieser Dokumente kommen intelligente, lernfähige Systeme zum Einsatz, damit bei der Verarbeitung so wenig wie möglich (jedoch soviel wie nötig) manuell eingegriffen werden muss.

Während der Verarbeitung eines erfassten Dokuments kann nun eine Vielzahl von Bildoptimierungsaufgaben durchgeführt werden um das später digitale existierende Dokument von seiner besten Seite zeigen zu können. Beispielsweise können weisse Seiten entfernt, Lochungen entfernt, ungewünschte Quer- oder Längsstreifen eliminiert oder gar frei zu definierende Bemerkungen oder Namen automatisiert ausgeschwärzt werden. Die Möglichkeiten sind (fast) unbegrenzt.

Sind die Dokumente schlussendlich erfasst, alle benötigten Informationen ausgelesen, das Bildmaterial optimiert und das ehemals physische Dokument in ein maschinenlesbares und durchsuchbares Format umgewandelt worden, werden die gewonnenen Metadaten zusammen mit der digitalen Version des Dokuments an das Folgesystem übergeben.

Um ein Optimum aus dem Zusammenspiel der eingesetzten Hard- und Software-Tools zu erreichen gilt es von Anfang an strukturiert vorzugehen und die betroffenen Know-how-Träger zu involvieren. Die Auswahl der Verfahren und Tools ist dabei entscheidend für den gewünschten Erfolg eines Capturing-Projekts.